個人情報の取り扱い

個人情報の保護に関する
公社の取り扱い

神奈川県住宅供給公社（以下「公社」といいます。）は、公社がお預かりする個人情報を保護することが、重要な責務であると認識し、その取り扱いを次のように定め、個人情報の保護に努めます。

利用目的

1．公社における個人情報の利用目的は、次のとおりです。

1. (1)公社の事業におけるお客様からお預かりした個人情報の利用目的
   • ア. 住宅、宅地の入居・販売促進のためのお申込み内容の確認、入居促進、資格審査、契約、登記及び管理運営等に係る業務
   • イ. 店舗、事務所、駐車場その他施設等のお申込み内容の確認、入居促進、資格審査、契約及び管理運営等に係る業務
   • ウ. 家賃、割賦金等の収納並びに債権の管理に係る業務
   • エ. 不動産の取得促進、登記等に係る業務
   • オ. 住宅等の修繕に係る業務
   • カ. 住宅等の建替え、再開発、大規模修繕におけるお客様の意向調査、相談及びアフターサービス提供等に係る業務
   • キ. 住宅及び周辺地域等の活性化、地域との連携に係る業務
2. (2)関連企業様の個人情報の利用目的
   前号に関連する業務委託、データ処理、生活支援サービス等の連絡・問い合わせ、支払・請求書作成等の事務処理に係る業務
3. (3)受託業務におけるオーナー様、管理組合様からお預かりした個人情報の利用目的
   入居促進・契約、住宅の管理、組合費の収納等の管理業務の連絡・問い合わせ、その他の事務処理、アフターサービスに係る業務
4. (4)役職員、採用応募者関連の個人情報の利用目的
   役職員、採用応募者、退職者の人事関連事務処理、その他一般事務の連絡・問い合わせに係る業務
5. (5)その他お問い合わせや相談・苦情に伴う個人情報の利用目的
   お問い合わせや相談・苦情に対する内容確認や連絡に係る業務

利用目的以外の取得、利用等

2．公社は、前項の利用目的以外の目的のために個人情報を利用することはいたしません。また、前項以外の目的でご本人様の個人情報を取得、利用させていただく場合は、利用目的、利用方法、利用範囲等の内容をご説明し、個別にご本人様の同意を得た上で行うことといたします。

個人情報の委託

3．公社は、ご本人様に提示した利用目的の達成に必要な範囲内で、外部へ業務委託する場合は、委託先と個人情報の保護に関する契約を締結するなど、個人情報の保護と適正な管理を確保いたします。

個人情報の各自治会および管理組合への提供

4．公社はご入居が予定されるお客様の住宅番号、氏名および入居予定日を対象団地の自治会および管理組合あてに連絡･通知（提供手段、方法：郵送）する場合があります。また、大地震・火災等の災害時における居住者の安否確認などを目的に各団地の自治会および管理組合と連携をとる場合があることから、原則として、契約締結後に契約者本人、同居人の個人情報及び緊急時連絡先についても各自治会および管理組合あて提出をいただけるようお願いしております。

第三者提供

5．公社は、次の場合を除き、ご本人様の個人情報をご本人様の同意を得ずして第三者に提供することはございません。

1. (1)法令に基づく場合
2. (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3. (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4. (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

個人情報保護管理者

6．ご本人様からご提供いただきました個人情報の管理責任は当公社にあり、管理責任者は末尾の個人情報保護管理者になります。

教育、組織体制等、安全管理措置に関する事項

7．公社は、保有する個人情報について、法令、ガイドライン及び公社の内部規定に基づき、職員等への教育や管理責任者の設置等の組織体制を構築し、併せて盗難等に対する物理的な予防対策、ネットワークを利用した不正アクセスの防止等の技術的な予防対策を実施し、漏えい、滅失、き損等から保護します。

公社ホームページ

8．公社ホームページでは、ホームページを有効活用するために、アクセス数とユニークユーザー数のカウントを行っております。ユニークユーザー識別には、クッキー（cookie）と呼ばれる情報ファイルを利用しておりますが、これによりアクセスされた方の個人情報を公社が取得することは一切ございません。なお、クッキーによりユニークユーザーを識別する手法は、インターネットにおいて広く利用されている一般的技術です。

開示、訂正、削除、利用、提供停止を求める権利

9．ご本人様からご提供いただきました個人情報につきましては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止又は提供記録の開示（“開示等”といいいます）を求める権利がございます。お求めの際は個人情報問い合わせ・苦情・相談窓口まで、お問い合わせください。

権利の行使と提供の任意性

10.前項の権利の行使につきましては、別に定める「個人情報に関する依頼書」に必要事項を記載し、ご本人であることを証明する書類（運転免許証の写し等）、代理人である場合は代理人を特定できる確認資料（委任状等）添付の上、公社個人情報問い合わせ・苦情・相談窓口まで直接ご来社の上ご提出いただくか、郵送又はＦＡＸにてご送付願います。
後日、公社個人情報問い合わせ・苦情・相談窓口担当者から、電話にて本人確認を行った後に回答させていただきます。本人確認を行うための書類は、回答後直ちに公社の規定に従って破棄いたします。
「個人情報に関する依頼書」により公社に対して個人情報を提供することは任意ですが、記載箇所の不備や提供されない場合には、公社事業における適切な業務の遂行に支障が出る場合がございます。

手数料等

11.前項に対応するための手数料は、原則として徴収いたしません。ただし、複写等に要する費用、郵送料等が発生した場合には、実費を公社指定の納入通知書により取扱金融機関へお支払いいただくか、又は公社指定の銀行口座へ口座振込みの方法によりお支払いいただきます。

苦情・相談について

12.その他、公社の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談につきましては、下記の個人情報問い合わせ・苦情・相談窓口まで、直接ご来社、電話、ＦＡＸ、メール、郵送又は公社Webサイト上の専用フォームにて直接お問い合わせいただくか、当社の所属する認定個人情報保護団体までお問い合せ願います。

保有個人データの安全管理のために講じた措置について

13.公社では、個人情報を厳正に取り扱うため、プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の４つの観点より安全管理措置を講じております。

1. (1)組織的安全管理措置
   • ① 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員及び当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   • ② 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
2. (2)人的安全管理措置
   • ① 個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施しています。
   • ② 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全役職員から受けています。
3. (3)物理的安全管理措置
   • ① 個人データを取り扱う区域において、役職員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
   • ② 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないように措置を講じています。
4. (4)技術的安全管理措置
   • ① アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
   • ② 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

改定  令和7年4月1日
制定  平成17年5月24日